One Page по коммуникации в команде

Для кого: для небольших распределенных проектных команд (5-15 чел.), для взаимодействия команд заказчик-подрядчик + для пополнения принципов корп.культуры.

Зачем: у всех довольно разное представление о времени, скорости ответов, важности включения камеры во время созвонов и тд., поэтому важно на старте договориться об общих правилах, адаптировать их под особенности проектной команды. Убирает 80% нервов и недопонимания:)

Тут система из нескольких блоков:

Синхронизация рабочих тайм-слотов
Каналы коммуникации и формат
Общий календарь событий
Базовые принципы и работа с изменениями

+ в конце шаблон документа в notion. А ниже — пример такой системы (для подстройки под себя).

Время доступа участников (в рабочие дни)

Особенно актуально при разных часовых поясах и/или когда у участников больше одного проекта в работе. Это формат типового дня с общим сведением времени. Хорошо помогает для планирования синхронных встреч и зон асинхронной активности. Например:

Синхрон лучше делать в зеленой зоне, в остальное время — асинхронные инструменты. Сделать также красиво можно например тут: ссылка.

Каналы и формат коммуникации

Для разного типа общения - разные каналы. Определяем это тоже. Например:

Корп.мессенджеры (Slack, Teams, редко - Телеграм):

Все оперативные рабочие вопросы, комменты по документам/материалам. Назначение синхронных встреч и тд.

Мессенджеры личные (Телеграм, Messages, iMessage и тд.):

Ну на то они и личные, как у кулера или в курилке поговорить за жизнь. Про работу лучше в директе в корп.мессенджерах. Чтобы было разделение и переключение контекстов. Этот канал может быть использован если в рабочем нарушены лимиты по ответам.

Таск-трекеры (Jira, Monday, Notion и тд.):

Обсуждение задач через комментирование/ответы.

Базы знаний (Notion, Miro):

Обсуждение документов через комментирование/ответы.

Календарь (Google Calendar):

Для планирования общих и «1 to 1» встреч, резервов времени на сфокусированную работу.

Email

Для больших документов/ материалов, требующих вдумчивого асинхронного изучения. Но вообще, почта как инструмент умирает довольно уверенно.

Звонки без расписания

Если вот прямо что-то случилось или нарушены договоренности по времени реакции в других каналах. Обычно все звонки планируются в календаре/ или о них договариваются текстом в мессенджерах.

Дальше добавляем время реакции. Казалось бы, вроде и так это знают, но нет! У каждого участника может быть совершенно разное представление, а если это разные команды, то могут быть и разные корп.культуры. Прописав это вы сохраните нервы и отношения. Например, может быть так:

Корп.мессенджеры

До 2-х часов (в согласованное время доступа)

Мессенджеры личные

У каждого участника может быть индивидуально + могут быть блок-часы, например вечером, на спорт и тд.

Таск-трекеры

До 2-х часов (в согласованное время доступа)

Базы знаний

В течение общего рабочего дня ответ или коммент, когда будет ответ.

Календарь

До 4-х часов. Встречи принимаются или отклоняются с указанием причин. Никаких «может быть», или да или нет.

Email

В течение общего рабочего дня ответ или коммент, когда будет ответ.

Звонки без расписания

Ну, на звонок желательно ответить:) Это же скорее всего что-то срочное, примерно как курьер с доставкой еды. Ну или сразу текстом ответить, когда созвон возможен.

Общий календарь встреч на неделю

Общие встречи, рабочие слоты и события желательно отразить в типовой неделе и добавить соответствующие повторяющиеся встречи в календарь. Картинка может выглядеть следующим образом. Важно, чтобы у каждого был общий каркас, даже если все остальные встречи отличаются сильно.

Хорошая морская практика

Если отпуск, болезнь или поездка - предупредить и на это время определить формат коммуникации.
Если сложно ответить содержательно в текущих рамках реакции, написать когда будет ответ.
На общих созвонах все с камерами. Синхронных созвонов в такой системе не так много и проблемы с включением камеры уже не существует. Помимо включенности, это еще и мощный канал для обогащения обсуждения эмоциями, для лучшего понимания ситуации.

Ссылка на шаблон в notion.